文化、慣習的には最初の一回顔を合わせてというのが良いこととされている面はありますが、パンデミック以降はWebで済ませることが増えました。
Web会議で使用するツールに関しては、Zoomがポピュラーですが、インターネットトラブルを鑑み、先方指定のWeb会議ツールを使うことを推奨します。
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